Modul 2: Ist-Zustand der Ausgaben – Der erste Schritt zu finanziellen Kontrolle 

7 min

Ziel des Moduls 

In diesem Modul lernst du Schritt für Schritt, wie du deine aktuellen Ausgaben vollständig sichtbar machst, systematisch strukturierst und mehr finanzielle Kontrolle aufbaust. Du schaffst damit die wichtige Grundlage für deine finanzielle Freiheit und deinen langfristigen Vermögensaufbau. Du kennst am Ende deine tatsächlichen monatlichen Ausgaben nach Kategorien und weißt, wohin dein Geld jeden Monat fließt. Du kannst zwischen Fixkosten, variablen Kosten und einmaligen Sonderausgaben unterscheiden. Du schaffst die Grundlage zur Optimierung deines automatischen Geldsystems und deiner späteren Finanzplanung. 

Warum dieses Modul so wichtig ist 

Ohne exakten Ist-Zustand – also deinen aktuellen finanziellen Status – basieren alle Spar- und Investitionspläne auf Schätzungen, was fast immer zu Frust und Fehlentscheidungen führt. Deshalb ist ein klarer Überblick über Einnahmen und Ausgaben eine Kernkompetenz der Finanzbildung und Voraussetzung für finanzielle Stabilität und langfristigen Vermögensaufbau. Wer sein Ausgabeverhalten versteht, kann bewusste Entscheidungen treffen, Schulden reduzieren, unnötige Ausgaben vermeiden und Geld gezielt für Ziele, Rücklagen und Investitionen freischaufeln. 

Umsetzung in der Praxis 

Schritt 1: Festlegung des Tools 

Bevor du dir die ganze Arbeit machst, alle Infos zu deinen Ausgaben zu sammeln und sie irgendwo einzutragen oder aufzuschreiben, solltest du dich für ein Tool entscheiden. Dabei hast du drei Auswahlmöglichkeiten. Du kannst eine App nutzen, ein Haushaltsbuch per Excel/Google Sheets oder per Papier führen. Wir gehen auf alle drei ein, um für dich das richtige Tool zu finden. 

Haushaltsbuch-Apps 

Apps mit automatischem Kontozugriff und intelligenter Kategorisierung machen dir das Erfassen deiner Ausgaben besonders einfach. Sobald du deine Bankkonten und Kreditkarten verknüpfst, synchronisiert die App alle Umsätze automatisch. Durch die automatische Sortierung der Ausgaben in Kategorien hast du jederzeit einen aktuellen Überblick über deine Finanzen. Viele dieser Apps bieten außerdem Zusatzfunktionen an wie Erkennung von Sparpotenzialen, Erinnerungen an Kündigungsfristen oder Vertragsverwaltung. Achte dabei besonders auf den Datenschutz und die Sicherheit deiner Daten, vor allem wenn du Konten verknüpfst. 

Beispiele: 

• Finanzguru (kostenlos, Abo für Plus-Version): Mit KI-Unterstützung erkennt sie wiederkehrende Zahlungen, bietet Sparvorschläge und ist einfach zu bedienen. Optimal für eine umfassende automatische Finanzübersicht. 
• Woolsocks (kostenlos): Benutzerfreundlich, mit automatischer Kategorisierung und Fokus auf Sparziele und Budgets. 
• MoneyControl (kostenlos, Abo für Pro-Version): Eher manuell mit einfacher Bedienoberfläche, gut für Nutzer, die ihre Finanzen lieber selbst eingeben und kontrollieren möchten. 
• Outbank (Abo): Für Nutzer, die besonderen Wert auf Datenschutz und Sicherheit legen, mit Multi-Banking-Funktion. 

Solche Apps (außer Money Control) ersparen dir die manuelle Eingabe und zeigen dir klare Auswertungen und Muster in deinen Ausgaben. 

Tabellenlösungen (Excel/Google Sheets) 

Wenn du mehr Kontrolle über deine Daten sowie maximale Transparenz möchtest und dich zumindest etwas mit Tabellenkalkulationen auskennst, ist Excel oder Google Sheets ideal. 

Hier kannst du selbst festlegen, welche Kategorien du erstellen möchtest, und Formeln einsetzen, um Summen, Durchschnittswerte und Grafiken zu erzeugen. Außerdem können Tabellen personalisiert und flexibel angepasst werden, wodurch du ein tiefes Verständnis für deine Finanzen bekommst. 

Du kannst dir auch gerne unser Excel-Haushaltsbuch kostenfrei downloaden. Dieses enthält bereits alle wichtigen Kategorien, Summenfunktionen und Übersichten. So musst du nur noch deine Daten eingeben, und die Auswertung erfolgt automatisch. 

Papier-Haushaltsbuch 

Manche Menschen arbeiten lieber analog und möchten ihre Ausgaben handschriftlich erfassen. Dafür kannst du ein einfaches Haushaltsbuch, einen ausgedruckten Vorlagebogen oder einfach ein leeres Stück Papier nutzen. 

Wichtig ist hierbei, dass alle Systeme – egal ob digital oder analog – dieselben Kerninformationen erfassen: Datum bzw. Monat, Betrag, Kategorie der Ausgabe und Notizen (z.B. besonderer Anlass). Nur so kannst du deine Finanzen später zuverlässig auswerten. 

Übersichtstabelle der Tools 

Wähle das Tool ganz nach deinem Komfort und Bedarf. Ob vollautomatisch per App, individuell per Tabellenkalkulation oder klassisch analog — die wichtigste Voraussetzung für deine Ist-Analyse ist, dass du deine Ausgaben vollständig und strukturiert erfasst. So baust du die Basis für alle weiteren Schritte in deinem Finanzsystem auf. 

Schritt 2: Zeitraum und Daten definieren 

Die folgenden Schritte gelten nur, wenn du die Ausgaben manuell tracken willst. Wenn sie automatisch per App geladen werden sollten, kannst du Schritt 2 – 4 überspringen. Nur deine Bargeldausgaben solltest du sammeln und ergänzen oder zumindest realistisch einschätzen. 

Zeitraum festlegen

Setze dir als Ziel, mindestens deine Ausgaben der letzten drei Monate zu sammeln. Ideal wären sogar der letzten 12 Monate. So kannst du typische Monatsausgaben von außergewöhnlichen Kosten wie Urlaub oder Jahresgebühren unterscheiden. Das hilft dir, einen durchschnittlichen Monatswert zu ermitteln und dein Ausgabeverhalten realistisch einzuschätzen. 

Datenquellen sammeln

Sammle alle Kontoauszüge von deinen Girokonten und Kreditkarten – sei es als PDF, aus deinem Onlinebanking oder deiner Banking-App. Ergänze das durch eine Liste aller Daueraufträge und Lastschriften, wie Miete, Versicherungen, Handyvertrag oder Abos. Nimm auch deine Bargeldeinnahmen und -ausgaben, falls vorhanden, durch Quittungen oder handschriftliche Notizen hinzu. Wenn du Bargeldausgaben nicht genau notiert hast, schätze diese realistisch. 

Schritt 3: Kategorien und Kostenarten festlegen 

Kategorien festlegen 

Ordne nun deine Ausgaben in bestimmte Kategorien ein. Vorzugsweise kannst du diese nutzen: 

• Wohnen (Miete, Strom, Heizung, Internet, Rundfunkbeitrag) 
• Lebensmittel und Haushalt 
• Mobilität (ÖPNV, Auto, Sprit, Versicherung, Bahn, Sharing) 
• Versicherungen und Verträge 
• Freizeit und Lifestyle (Restaurant, Kino, Hobbys, Streaming, Shopping) 
• Gesundheit und Pflege 
• Bildung und Beruf (Kurse, Fachliteratur, Tools) 
• Rücklagen, Sparen, Investitionen 
• Schulden und Kredite (Raten, Dispo, Kreditkartenrückzahlung) 

Fixkosten vs. variable Kosten

Markiere alle Kategorien entweder als Fixkosten oder als variable Kosten. Fixkosten sind regelmäßige und meist gleichbleibende Beträge wie Miete, Versicherungen, Handy oder Mitgliedschaften. Variable Kosten hingegen schwanken, wie etwa Ausgaben für Lebensmittel, Tanken, Freizeit oder Shopping, und können theoretisch leichter reduziert werden. 

Schritt 4: Ausgaben vollständig erfassen 

Alle digitalen Buchungen übertragen

Übertrage nun systematisch jeden einzelnen Posten aus deinen Konto- und Kreditkartenabrechnungen in dein ausgewähltes Tool und in die jeweilige Kategorie. Nutze wenn möglich den CSV-Export aus dem Onlinebanking, um Zeit zu sparen, oder gib die Buchungen manuell ein. 

Bargeld-Ausgaben ergänzen 

Sortiere alle vorhandenen Bargeldbelege nach Datum und weise ihnen Kategorien zu (Beispiel: Bäckerei → Lebensmittel). Solltest du keine Belege haben, nutze eine realistische Schätzung, um diese Ausgaben zu erfassen. Du kannst ab jetzt deine Bargeldausgaben regelmäßig dokumentieren, wenn du weiterhin deine Ausgaben tracken willst. 

Einmalige und unregelmäßige Ausgaben markieren

Besondere Ausgaben, die nicht regelmäßig anfallen – wie Reparaturen, Urlaubsreisen, größere Anschaffungen oder Jahresgebühren – solltest du gesondert kennzeichnen. Diese werden später nicht als Teil eines „normalen Monats“ betrachtet, sondern für die Bildung von Rücklagen oder sogenannten „Sinking Funds“ berücksichtigt.  

Kurze Erklärung: Sinking Funds sind gezielt gebildete Rücklagen für geplante größere Ausgaben, die nicht monatlich anfallen. Zum Beispiel für den Urlaub oder das neue Auto. 

Schritt 5: Ausgaben auswerten und Muster erkennen 

Summen berechnen 

Ermittle für jeden Monat die Summe der Ausgaben je Kategorie sowie die Gesamtausgaben. Berechne zusätzlich die Summe je Monat und die Gesamtsumme der Fixkosten und der variablen Kosten. 

Durchschnittswerte und Ausreißer 

Berechne für jeden Monat den Durchschnitt der Ausgaben pro Kategorie. Mache das gleiche auch für die Gesamtausgaben je Kategorie aller Monate. Markiere ungewöhnlich hohe Ausgaben in bestimmten Monaten (z. B. Urlaub oder Sonderanschaffungen) und halte kurz fest, warum diese Ausgaben aufgetreten sind. 

Sparbetrag und Sparquote ermitteln 

Berechne zum Abschluss deinen Sparbetrag, indem du deine Einnahmen minus Ausgaben berechnest. Ermittle zusätzlich, wie hoch deine monatlichen Gesamtausgaben im Verhältnis zu deinen Nettoeinnahmen sind. Das ergibt deine momentane Sparquote.  

Sparbetrag in € = Einnahmen – Ausgaben 

Sparquote in % = Sparbetrag / Einnahmen ×100

Teste dein Wissen 

Abschluss und Ausblick 

Du hast jetzt das Fundament für deine persönliche Finanzübersicht geschaffen: Du kennst deine Einnahmen und Ausgaben im Detail und hast Muster identifiziert. Mit der Auflistung des Ist-Zustandes bist du nicht nur in der Lage, deine aktuelle finanzielle Situation realistisch einzuschätzen, sondern du kannst ab sofort bewusste Entscheidungen treffen, wie du dein Geld ausgeben möchtest. Ab jetzt gilt es Einsparpotenziale zu finden und deine Ausgaben gezielt zu reduzieren oder sogar zu eliminieren, damit du mehr Geld sparen und/oder investieren sowie dein 3-Konten-Modell akkurat einrichten kannst. 

Tipp: Da du schon das 3-Konten-Modell eingerichtet hast, brauchst du den Ist-Zustand zukünftig nicht mehr auflisten, da jeder Euro jetzt eine bestimmte Aufgabe zugewiesen bekommen hat. Du kannst deine Ausgaben lediglich weiterhin analysieren, wenn du dennoch wissen willst, wofür genau du dein Geld ausgibst. Oder wenn du deine Ausgaben weiter optimieren möchtest.